Конвертировать XLS в PDF онлайн

Чем XLS отличается от XLSX

XLS — двоичный формат Excel версий 97–2003. С 2007 года Excel по умолчанию сохраняет книги в XLSX, но старый формат никуда не делся: в нём лежат архивные отчёты, шаблоны бухгалтерии и выгрузки из учётных систем, которые формируют файлы «по старинке».

Сам по себе XLS не хуже для просмотра, но у получателя может не оказаться подходящей программы, а в почте и мессенджерах такие файлы иногда открываются с ошибками. Если перевести XLS в PDF, документ будет выглядеть одинаково на любом устройстве. Для файлов XLSX есть отдельный инструмент «Excel в PDF».

Особенности выгрузок из учётных программ

Отчёты, сформированные программой, часто не рассчитаны на печать: в них нет области печати, ширина столбцов подобрана под экран, а ориентация остаётся книжной даже для таблицы на двадцать столбцов. В таком случае PDF получится разбитым на много узких страниц.

Если есть возможность, откройте файл перед загрузкой и поправьте главное:

• смените ориентацию на альбомную для широких ведомостей;
• в «Разметке страницы» включите «Вписать» по ширине в одну страницу;
• удалите пустые служебные столбцы, которые иногда добавляет выгрузка;
• сохраните файл и загрузите его заново.

Если файл не конвертируется или выглядит странно

Защищённую паролем на открытие книгу сервер прочитать не сможет — снимите пароль в программе, где файл создавался. Если отчёт пересчитывается макросом, PDF отразит значения, сохранённые в файле на момент последнего сохранения: откройте книгу, обновите данные и сохраните её перед загрузкой.

Иногда учётные программы сохраняют под расширением .xls файл совсем другого формата, например HTML-таблицу или текст. Если конвертация завершилась ошибкой, откройте файл в Excel или LibreOffice Calc и пересохраните его как «Книга Excel 97–2003» или XLSX.

Когда XLS лучше сначала пересохранить

У старого формата есть жёсткие ограничения: лист XLS вмещает не больше 65 536 строк и 256 столбцов. Если выгрузка больше, программа могла обрезать данные ещё при сохранении — и в PDF их тоже не будет. Сверьте количество строк с ожидаемым, прежде чем отправлять отчёт, — проще всего посмотреть номер последней заполненной строки, нажав Ctrl+End.

Если таблицу предстоит дальше редактировать, а не только отправлять, удобнее хранить её в XLSX: в Excel это «Файл → Сведения → Преобразовать» или «Сохранить как» с типом «Книга Excel». Для единственной цели — показать отчёт получателю — достаточно сразу перевести XLS в PDF на этой странице.

Как сохранить XLS в PDF на компьютере

В Microsoft Excel старый файл открывается в режиме совместимости, а PDF сохраняется обычным способом: «Файл → Сохранить как» и тип «PDF», при необходимости в «Параметрах» выберите «Всю книгу». Бесплатный LibreOffice Calc тоже открывает XLS и сохраняет его через «Файл → Экспорт в PDF».

Онлайн-вариант выручает, когда отчёт пришёл на телефон или на компьютер без офисного пакета, а переслать его нужно прямо сейчас. Исходник удаляется сразу после обработки, PDF — через 24 часа.

Для архивных отчётов, которые хранятся годами, PDF — практичный выбор: документ откроется и через много лет, даже если программа, создавшая XLS, давно перестанет поддерживаться.