Сжать PDF-файл

Когда нужно уменьшить PDF

Почтовые сервисы ограничивают размер вложений, а порталы для подачи документов, системы электронного документооборота и личные кабинеты часто принимают файлы лишь до нескольких мегабайт. Чаще всего «раздуты» сканы: МФУ по умолчанию сохраняет страницы в высоком разрешении, и десять листов легко занимают десятки мегабайт. Сжатие помогает отправить документ одним письмом, загрузить заявление на портал или освободить место в облаке.

Прежде чем сжимать, узнайте точное ограничение получателя и оставьте небольшой запас. Если лимит указан для всех вложений сразу, учитывайте суммарный размер файлов. Исходник после сжатия сохраните отдельно: для архива и печати лучше держать документ в максимальном качестве, а облегчённую копию использовать только для отправки.

Какой уровень сжатия выбрать

Уровни различаются принципом работы, поэтому выбирайте их под тип документа. Практичная последовательность такая: попробуйте бережный режим, посмотрите на размер «после» и, если его не хватает, переходите к среднему. Сильное сжатие оставьте на крайний случай и обязательно откройте результат: мелкие подписи и печати должны читаться.

• «Бережное» — оптимизирует внутреннюю структуру файла без потери качества. Текст остаётся текстом: его можно выделять, копировать и искать. Выигрыш обычно небольшой, зато документ выглядит точно так же.
• «Среднее» — каждая страница пересобирается как JPEG-изображение с уменьшенным разрешением. Файл становится заметно легче, а читаемость для экрана и печати обычно сохраняется.
• «Сильное» — то же, но с ещё меньшим разрешением и более высоким сжатием. Подходит, когда нужно уложиться в жёсткий лимит портала.

Ограничения, о которых важно знать

После среднего и сильного сжатия текст перестаёт быть текстом: его нельзя выделить, скопировать или найти поиском. Для сканов это не потеря — там и так картинки, — но если скан был распознан и в нём был поиск, этот слой пропадёт. Для договоров и отчётов, созданных в Word или Excel, начните с бережного режима; если документ всё ещё велик, разумнее заново сохранить его в PDF с меньшими по размеру иллюстрациями.

Инструмент принимает файлы до 100 МБ и до 300 страниц. PDF с паролем на открытие не обрабатываются — снимите защиту там, где пароль известен. Если файл уже был оптимизирован, сжатие может почти ничего не дать — в этом случае просто оставьте оригинал.

Как сжать PDF в программах на компьютере

Если документ создаётся в Microsoft Word, при сохранении в PDF выберите оптимизацию «Минимальный размер (публикация в Интернете)». В Adobe Acrobat Pro есть отдельная функция сжатия и оптимизации PDF, в бесплатном Reader её нет. На Mac в программе «Просмотр» можно выбрать «Файл» → «Экспортировать» и кварц-фильтр уменьшения размера, но он сжимает довольно грубо, и качество стоит проверить.

Сжатие без отправки файла

ДокФормат уменьшает размер PDF прямо в браузере: документ обрабатывается в памяти устройства и не передаётся на наш сервер. Поэтому сжимать можно сколько угодно файлов в день, а конфиденциальные бумаги остаются у вас. Скорость зависит от мощности компьютера или телефона.

Среднее и сильное сжатие многостраничного скана требуют заметных ресурсов: браузер отрисовывает каждую страницу заново. На телефоне держите вкладку открытой до окончания обработки и не переключайтесь на другие приложения надолго.