Как подписать акт и счёт и отправить клиенту в PDF

Закрыть месяц с клиентом — значит выставить счёт и передать акт выполненных работ. Рассказываем, как подписать акт и счёт и отправить их в PDF аккуратно и быстро, без принтера и сканера, и где у такого способа проходят границы.

Алина Воронцова · 4 октября 2026 г. · 8 мин чтения

Классическая схема выглядит так: распечатать документы, расписаться, поставить печать, отсканировать и отправить по почте. Она работает, но отнимает время, а сканы часто получаются серыми и кривыми. Тот же результат можно получить полностью в электронном виде: подготовить документ, сохранить его в PDF, наложить подпись и печать и отправить клиенту. Ниже — весь процесс по шагам, от шаблона до письма.

Шаг 1. Подготовьте акт и счёт

Чаще всего акты и счета делают по шаблону в Word или Excel. Перед тем как превращать документ в PDF, сверьте всё, что потом будет сложно исправить:

• номер и дату документа, а также ссылку на договор, если она предусмотрена шаблоном;
• реквизиты обеих сторон: наименование, ИНН, КПП (для организаций), адрес, банковские реквизиты в счёте;
• наименование работ или услуг, период, количество, цену и итоговую сумму — в том числе прописью, если она есть в шаблоне;
• указание на НДС: ставку и сумму либо отметку «Без НДС» — в зависимости от вашего налогового режима;
• должности и фамилии подписантов, а также место для подписи и печати.

Счёт на оплату и акт решают разные задачи. Счёт сообщает клиенту, сколько и по каким реквизитам заплатить. Акт подтверждает, что работы выполнены или услуги оказаны, и обычно служит первичным документом для бухгалтерии обеих сторон. Поэтому к оформлению акта и его подписанию стоит относиться особенно внимательно.

Шаг 2. Сохраните документы в PDF

Отправлять клиенту редактируемый Word или Excel не стоит: у получателя может съехать вёрстка, поменяться шрифт, а сам файл легко случайно изменить. PDF фиксирует внешний вид страниц.

Из Word

Выберите «Файл» → «Сохранить как» и тип файла PDF либо «Файл» → «Экспорт» → «Создать документ PDF/XPS». В LibreOffice Writer — «Файл» → «Экспорт в PDF».

Из Excel

Таблицы чаще дают сюрпризы при сохранении в PDF: лишний столбец может уехать на отдельную страницу. Перед экспортом откройте предварительный просмотр печати и проверьте, что документ помещается на лист. Если нет — в настройках масштабирования выберите вариант, при котором лист вписывается в одну страницу по ширине, или задайте область печати. Затем сохраните файл через «Файл» → «Сохранить как» → PDF или «Файл» → «Экспорт».

Если Word или Excel не установлены — например, вы работаете с телефона или с чужого компьютера, — сконвертируйте файлы онлайн. В ДокФормате это серверная операция: без регистрации доступно 2 конвертации в день, после входа по email — 5, размер файла до 25 МБ. Исходник удаляется сразу после обработки, результат хранится 24 часа.

Шаг 3. Поставьте подпись и печать

Теперь на PDF нужно добавить подпись руководителя или ИП и, если она используется, печать. Удобнее всего заранее подготовить изображения:

• Подпись. Распишитесь тёмной ручкой на чистом белом листе, сфотографируйте при дневном свете, обрежьте лишнее. Можно и нарисовать подпись прямо в редакторе — пальцем на телефоне это получается заметно аккуратнее, чем мышью.
• Печать. Поставьте оттиск на белый лист, отсканируйте или сфотографируйте его ровно сверху. Лучше всего на документе смотрится PNG с прозрачным фоном — у JPG вокруг печати останется белый квадрат.

Дальше откройте PDF в редакторе подписи, разместите подпись на строке подписанта, а печать — рядом, в области «М. П.», так, чтобы она частично захватывала подпись, как на бумажном документе. В ДокФормате подпись и печать ставятся прямо в браузере: ни документ, ни изображения подписи и печати не загружаются на сервер, лимитов нет.

Уместна ли визуальная подпись

Важно понимать, что изображение подписи и печати на PDF — это не электронная подпись в смысле закона № 63-ФЗ. Такая подпись не является ни простой, ни усиленной электронной подписью и сама по себе не подтверждает, кто и когда подписал документ.

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ допускает факсимильное воспроизведение подписи, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. На практике многие компании прописывают в договоре, что стороны обмениваются сканами или PDF-копиями документов и признают их, а оригиналы при необходимости передают позже. Если такой оговорки нет, уточните у клиента, в каком виде он примет акт: возможно, его бухгалтерии нужны бумажные оригиналы.

Для юридически значимого электронного обмена используют системы электронного документооборота (ЭДО): документы подписываются электронной подписью и передаются через оператора. Если клиент работает через ЭДО, лучше договориться об обмене там — это избавит обе стороны от пересылки бумажных оригиналов. Это не юридическая консультация: в спорных случаях ориентируйтесь на договор и мнение бухгалтера или юриста.

Шаг 4. Объедините акт и счёт в один файл

Два отдельных вложения — нормальная практика, но один PDF удобнее: клиент точно ничего не потеряет, а бухгалтерия получит комплект целиком. Обычно первым идёт счёт, затем акт. Если документов в комплекте больше — например, ещё отчёт о работах или счёт-фактура, — расположите их в логичном порядке. Объединить файлы можно в браузере, порядок задаётся перед сборкой.

Впрочем, некоторые клиенты просят присылать документы отдельно: счёт — сразу для оплаты, акт — после завершения работ, на подпись. Уточните, как удобнее вашему клиенту, и придерживайтесь этого порядка.

Шаг 5. Проверьте перед отправкой

Откройте итоговый PDF и пробегитесь по нему глазами клиента:

1. Все страницы на месте, порядок правильный, пустых листов нет.
2. Суммы в счёте и акте совпадают, реквизиты актуальны.
3. Подпись стоит на строке нужного подписанта, печать не закрывает текст и суммы.
4. Размер подписи и печати выглядит естественно — не на полстраницы и не крошечный.
5. Файл открывается на телефоне: многие сначала смотрят вложения именно там.

Как назвать файл

Название — первое, что клиент увидит во вложении, и по нему документ потом ищут в почте и папках. Хорошее имя файла отвечает на вопросы «что», «номер», «от какой даты» и «от кого». Например:

• Счёт_45_от_2026-10-01_ИП_Петров.pdf
• Акт_45_от_2026-10-01_ИП_Петров.pdf
• Счёт_и_акт_45_сентябрь_2026_ИП_Петров.pdf — для объединённого файла.

Дату удобно писать в формате «год-месяц-день»: тогда файлы сами сортируются по порядку. Избегайте имён вроде «Документ1.pdf» и «скан.pdf», а также спецсимволов вроде косой черты и двоеточия — некоторые системы их не принимают. Если клиент жалуется, что название приходит «кракозябрами», используйте латиницу.

Шаг 6. Отправьте клиенту

В письме коротко укажите, что прикладываете, за какой период и что ожидаете в ответ: оплату счёта, подписанный экземпляр акта или подтверждение получения. Если акт нужно вернуть подписанным, попросите клиента прислать его в том же формате — подписанным PDF или сканом, — и договоритесь, нужен ли обмен бумажными оригиналами.

Если акты и счета нужно делать регулярно

Когда закрывающих документов становится много, ручная правка шаблона каждый месяц превращается в источник ошибок: остался номер прошлого акта, не та дата, сумма прописью не совпала с цифрами. В таких случаях удобнее генератор документов, который формирует акт и счёт по заполненным реквизитам. Например, у ДокФормата есть родственный сервис Doczen (doczen.ru) — он предназначен как раз для подготовки актов и счетов. Готовые документы затем можно подписать и объединить так же, как описано выше.

Частые вопросы